Multitasking w pracy – dlaczego ciągłe przełączanie między zadaniami obniża efektywność?

Multitasking często oznacza nie wykonywanie kilku wymagających zadań jednocześnie, lecz szybkie przełączanie uwagi między nimi. Piszesz ofertę, pojawia się wiadomość od klienta, odpowiadasz, wracasz do dokumentu, po chwili sprawdzasz maila i przypominasz sobie o fakturze, którą trzeba wystawić.

Każda z tych czynności może być potrzebna. Problem zaczyna się wtedy, gdy dzień pracy składa się z ciągłego przeskakiwania między zadaniami wymagającymi skupienia. Badania nad task switchingiem pokazują, że takie przełączanie wiąże się z dodatkowym kosztem poznawczym i może wydłużać pracę oraz zwiększać liczbę błędów.

Najważniejsze informacje

• Przy wymagających zadaniach multitasking często oznacza szybkie przełączanie uwagi, a nie rzeczywiste wykonywanie kilku czynności jednocześnie.
• Każda zmiana zadania może wiązać się z kosztem przełączania, ponieważ trzeba ponownie dostosować uwagę i zasady działania do wykonywanej czynności.
• Im bardziej złożone i odmienne są zadania, tym koszt przełączania może być większy.
• Multitasking nie zawsze jest problemem. Łączenie prostej, automatycznej czynności z inną aktywnością może powodować znacznie mniejsze zakłócenia niż jednoczesna praca nad dwoma wymagającymi zadaniami.
• Ograniczenie powiadomień, grupowanie podobnych czynności i planowanie bloków pracy może zmniejszyć liczbę niepotrzebnych zmian kontekstu.
• Część bieżących obowiązków można również przekazać komuś innemu, jeśli ich liczba regularnie utrudnia skupienie się na zadaniach wymagających Twojej uwagi.

Dlaczego przełączanie między zadaniami utrudnia pracę?

Przejście z jednego wymagającego zadania do drugiego wymaga ponownego ustawienia uwagi i zasad potrzebnych do wykonania nowej czynności. Ten mechanizm określa się jako koszt przełączania, czyli switching cost.

American Psychological Association opisuje dwa procesy zachodzące przy zmianie zadania: zmianę celu oraz aktywację reguł potrzebnych do wykonania kolejnej czynności. Pojedyncze przełączenie może kosztować zaledwie ułamek sekundy, ale przy częstym powtarzaniu te niewielkie opóźnienia zaczynają się sumować.

David Meyer, jeden z badaczy zajmujących się tym zagadnieniem, wskazywał, że krótkie blokady mentalne powstające podczas częstego przełączania mogą w skrajnych przypadkach pochłaniać nawet 40% produktywnego czasu.

Nie oznacza to, że każda zmiana karty w przeglądarce odbiera Ci magiczne 40% produktywności. Wielkość kosztu zależy między innymi od rodzaju i złożoności wykonywanych czynności. Większy problem pojawia się przy częstym przechodzeniu między zadaniami wymagającymi koncentracji.

Co dzieje się z uwagą podczas częstego multitaskingu?

Częste przełączanie między źródłami informacji może utrudniać filtrowanie rozpraszających bodźców i kontrolowanie uwagi. Pokazało to między innymi badanie naukowców ze Stanford University dotyczące intensywnego media multitaskingu.

Badacze porównali studentów często korzystających jednocześnie z wielu mediów z uczestnikami robiącymi to rzadziej. Grupa intensywnie korzystająca z wielu źródeł informacji gorzej radziła sobie z ignorowaniem nieistotnych bodźców, kontrolowaniem informacji w pamięci oraz przełączaniem między zadaniami.

Badanie nie dowodzi, że multitasking trwale pogarsza działanie mózgu ani że jego częste stosowanie było przyczyną zaobserwowanych różnic. Pokazuje jednak, że częste korzystanie z wielu strumieni informacji nie wiązało się z lepszą zdolnością do przełączania uwagi. Wręcz przeciwnie, intensywni media multitaskerzy radzili sobie w testach gorzej.

Czy multitasking zwiększa stres?

Wykonywanie kilku zadań lub częste przełączanie między nimi może zwiększać obciążenie związane ze stresem w porównaniu z pracą nad jednym zadaniem. Potwierdza to przegląd systematyczny i metaanaliza obejmujące 26 badań i łącznie 1142 uczestników.

Autorzy analizy stwierdzili podczas multitaskingu i dual-taskingu większą aktywność współczulnego układu nerwowego oraz mniejszą aktywność układu przywspółczulnego niż podczas wykonywania jednego zadania.

Badania dotyczące przerw w pracy pokazują również, że ludzie potrafią częściowo kompensować zakłócenia poprzez szybszą pracę. Nie oznacza to jednak darmowego wzrostu efektywności. W eksperymencie przeprowadzonym przez badaczy z University of California, Irvine uczestnicy wykonujący przerywane zadania odczuwali większy stres, frustrację, presję czasu i wysiłek.

Czy każdy multitasking jest nieefektywny?

Nie każde połączenie dwóch czynności powoduje taki sam koszt poznawczy. Znacznie większe trudności pojawiają się wtedy, gdy oba zadania wymagają świadomego skupienia, podejmowania decyzji albo korzystają z podobnych zasobów poznawczych.

Słuchanie podcastu podczas spaceru jest czymś innym niż jednoczesne pisanie oferty i odpowiadanie klientowi na wiadomości. Chodzenie jest w dużej mierze zautomatyzowane, natomiast przygotowanie oferty i prowadzenie rozmowy wymagają przetwarzania informacji, formułowania odpowiedzi oraz pilnowania celu.

Dlatego zamiast próbować całkowicie wyeliminować wielozadaniowość, lepiej zwrócić uwagę na sytuacje, w których jednocześnie konkurują ze sobą dwa zadania wymagające koncentracji.

Jak ograniczyć ciągłe przełączanie między zadaniami?

Liczbę zmian kontekstu można ograniczyć poprzez grupowanie podobnych czynności, pracę w blokach czasowych oraz zmniejszenie liczby zewnętrznych przerw. Nie wymaga to tworzenia skomplikowanego systemu produktywności ani planowania dnia z dokładnością godną kontroli lotów.

Pomóc mogą między innymi:

• grupowanie podobnych zadań, np. odpowiadanie na wiadomości w określonych porach zamiast po każdym powiadomieniu,
• bloki pracy na jedno większe zadanie, szczególnie gdy wymaga analizy, pisania lub podejmowania decyzji,
• wyłączenie zbędnych powiadomień podczas pracy wymagającej skupienia,
• ograniczenie liczby otwartych narzędzi i kart, jeśli nie są potrzebne do aktualnego zadania,
• zapisywanie drobnych rzeczy do wykonania później, zamiast natychmiastowego przerywania pracy,
• oddzielenie zadań wymagających głębszego skupienia od bieżącej obsługi firmy.

Celem nie jest stworzenie dnia bez żadnej przerwy. Chodzi raczej o ograniczenie sytuacji, w których uwaga jest niepotrzebnie przerzucana między kilkoma wymagającymi tematami.

Kiedy warto przekazać część zadań komuś innemu?

Delegowanie może ograniczyć liczbę obowiązków konkurujących o uwagę przedsiębiorcy, jeśli część z nich nie wymaga jego osobistego zaangażowania. Dotyczy to szczególnie zadań powtarzalnych, operacyjnych albo takich, które mogą zostać wykonane na podstawie ustalonego procesu.

Jeśli prowadzisz firmę samodzielnie, łatwo dojść do momentu, w którym w ciągu jednego dnia zajmujesz się ofertą, klientami, stroną internetową, dokumentami, researchem i publikacją treści. Nawet dobra organizacja nie sprawi, że wszystkie te obowiązki przestaną wymagać czasu.

Wirtualna asystentka może przejąć część takich zadań, na przykład prowadzenie i aktualizację strony internetowej, przygotowywanie treści, research, opracowywanie informacji czy bieżące prace administracyjne. Nie oznacza to przekazania całej firmy w cudze ręce. Chodzi o zmniejszenie liczby tematów, między którymi musisz samodzielnie przełączać uwagę.

Jak wybrać zadania, które można delegować?

Do delegowania najlepiej zacząć wybierać zadania, które regularnie zabierają czas, ale nie wymagają osobistego udziału właściciela firmy. Dobrym punktem wyjścia jest obserwowanie przez kilka dni, jakie czynności najczęściej przerywają pracę nad ważniejszymi projektami.

Możesz sprawdzić:

• które zadania powtarzają się co tydzień lub miesiąc,
• co wykonujesz samodzielnie wyłącznie z przyzwyczajenia,
• które czynności można opisać w prostym procesie,
• co regularnie odkładasz z powodu braku czasu,
• jakie drobne zadania najczęściej odrywają Cię od pracy wymagającej skupienia.

Taka lista pomaga ocenić, czy problem rzeczywiście leży w organizacji czasu, czy po prostu liczba obowiązków przekracza to, czym jedna osoba może wygodnie zajmować się w ciągu dnia.